Het risicobeheerproces in projectmanagement (2023)

Wanneer u begint met het planningsproces voor een project, is een van de eerste dingen waar u aan moet denken: wat kan er misgaan? Het klinkt negatief, maar pragmatische projectmanagers weten dat dit soort denken preventief werkt. Er zullen onvermijdelijk problemen opduiken en u hebt een mitigatiestrategie nodig om te weten hoe u risico's kunt beheersen bij de projectplanning.

Maar hoe werk je aan het oplossen van het onbekende? Het klinkt als een filosofische paradox, maar maak je geen zorgen: er zijn praktische stappen die je kunt nemen. In dit artikel bespreken we strategieën waarmee u een glimp kunt opvangen van potentiële risico's, zodat u de risico's van uw project kunt identificeren en volgen.

Wat is risicobeheer voor projecten?

Projectrisicobeheer is het proces van het identificeren, analyseren en reageren op elk risico dat zich gedurende de levenscyclus van een project voordoet om het project te helpen op koers te blijven en zijn doel te bereiken. Risicobeheer is niet alleen reactief; het zou deel moeten uitmaken van deplanningproces om het risico te achterhalen dat zich in het project zou kunnen voordoen en hoe u dat risico kunt beheersen als het zich daadwerkelijk voordoet.

Verwant: Gratis sjabloon voor risicotracking voor Excel

Een risico is alles wat mogelijk van invloed kan zijn op de tijdlijn, de prestaties of het budget van uw project. Risico's zijn mogelijkheden, en als ze in een projectmanagementcontext realiteit worden, worden ze geclassificeerd als 'problemen' die met een zorgvuldige aanpak moeten worden aangepakt.risicoresponsplan. Risicomanagement is dus het proces van het identificeren, categoriseren, prioriteren en plannen van risico's voordat ze problemen worden.

Risicomanagement kan verschillende dingen betekenen bij verschillende soorten projecten. Bij grootschalige projecten kunnen risicobeheerstrategieën een uitgebreide, gedetailleerde planning voor elk risico omvatten om ervoor te zorgen dat er risicobeperkingsstrategieën aanwezig zijnprojectvraagstukkenontstaan. Voor kleinere projecten kan risicobeheer een eenvoudige, geprioriteerde lijst van risico's met hoge, gemiddelde en lage prioriteit inhouden.

Hoe u risico's kunt beheren

Om te beginnen met het beheersen van risico’s is het van cruciaal belang om te beginnen met een duidelijke en nauwkeurige definitie van wat uw project moet opleveren. Met andere woorden, schrijf een zeer gedetailleerdprojectcharter, met uw projectvisie, doelstellingen, reikwijdte en resultaten. Op deze manier kunnen risico’s in elke fase van het project worden geïdentificeerd. Vervolgens wilt u uw team vroegtijdig betrekken bij het identificeren van alle risico’s.

Wees niet bang om meer dan alleen uw team te betrekken bij het identificeren en prioriteren van risico's. Veel projectmanagers e-mailen eenvoudigweg hun projectteam en vragen hen dingen te sturen waarvan zij denken dat ze fout kunnen gaan in het project. Maar om een ​​beter plot te makenprojectrisico,u moet het hele projectteam, de vertegenwoordigers van uw klant en leveranciers samen in een kamer krijgen en een risico-identificatiesessie houden.

Bij elk risico dat u definieert, wilt u het ergens vastleggen. Met behulp van een risicotrackingsjabloon kunt u het risiconiveau prioriteren. Maak vervolgens eenrisicobeheersplanom de negatieve en positieve impact van het project vast te leggen en welke acties u gaat ondernemen om hiermee om te gaan. U wilt regelmatig vergaderingen organiseren om de risico's te monitoren terwijl uw project loopt. Transparantie is van cruciaal belang.

Wat is positief risico?

Niet alle risico’s worden op gelijke wijze gecreëerd. Risico kan positief of negatief zijn, hoewel de meeste mensen aannemen dat risico's inherent het laatste zijn. Wanneer een negatief risico iets ongewenst impliceert dat het potentieel heeft om een ​​project onherstelbaar te beschadigen,positieve risico’szijn kansen die het project op een gunstige manier kunnen beïnvloeden.

Negatieve risico's maken deel uit van uw risicobeheerplan, net zoals positieve risico's dat zouden moeten zijn, maar het verschil zit hem in de aanpak. U beheert en houdt rekening met bekende negatieve risico's om de impact ervan te neutraliseren, maar positieve risico's kunnen ook worden beheerd om er ten volle van te profiteren.

Er zijn veel voorbeelden van positieve risico’s in projecten: je zou het project vroegtijdig kunnen afronden; u zou meer klanten kunnen werven dan u had verwacht; je kunt je voorstellen hoe een vertraging in de verzending een potentieel venster zou kunnen openen voor betere marketingmogelijkheden, enz. Het is echter belangrijk op te merken dat deze definities niet in steen gegrift staan. Positief risico kan snel omslaan in negatief risico en vice versa. Zorg er dus voor dat u met uw team op alle eventualiteiten voorbereidt.

Projectmanagementsoftware kan u helpen risico's in de gaten te houden.ProjectManageris online software waarmee u risico's in realtime kunt beheren. Creëer risico's net zoals u met taken zou doen, door een eigenaar, datums, prioriteiten en tags toe te wijzen. U kunt zelfs risico's bekijken in uw projectmenu, dat u naar wens kunt sorteren en filteren. Gebruik vervolgens het vervolgkeuzemenu om de status van het risico te noteren en deze dienovereenkomstig te beperken.Ga vandaag nog gratis aan de slag met ProjectManager.

Hoe te reageren op positief risico

Net als al het andere in een project, zul je een strategie willen bedenken en over de mechanismen willen beschikken om de vruchten te kunnen plukken die erin kunnen worden gezaaid.positief risico. Gebruik deze drie tips om u de weg te wijzen:

1. Het eerste dat u wilt weten, is of u het risico kunt uitbuiten. Dat betekent dat we manieren moeten bedenken om de kans dat dat risico zich voordoet te vergroten.
2. Vervolgens wilt u misschien het risico delen. Soms bent u alleen niet toegerust om ten volle van het risico te profiteren, en door anderen erbij te betrekken vergroot u de kans om het meest positieve resultaat uit het risico te halen.
3. Ten slotte is er misschien helemaal niets te doen, en dat is precies wat u moet doen. Niets. Je kunt dit ook toepassen op negatieve risico's, want iets niet doen is soms het beste wat je kunt doen als je in de context van je project met een specifiek risico wordt geconfronteerd.

Risicobeheer in de hele organisatie

Kan uw organisatie ook verbeteren door risicomanagement in de dagelijkse routine te integreren? Ja! Het inbouwen van een protocol voor risicobeheer in de cultuur van uw organisatie door een consistente set van risicobeheer te creërenhulpmiddelenEnSjablonen, met training, kan de overhead in de loop van de tijd verminderen. Op die manier is het niet zo dat je elke keer dat je aan een nieuw project begint, het wiel opnieuw moet uitvinden.

Dingen zoals de documenten en geschiedenis van uw organisatie vormen een archief van kennis dat u kan helpen van die ervaring te leren bij het benaderen van risico's in een nieuw project. Door de houding en waarden van uw organisatie over te nemen en zo bewuster te worden van risico's, kan uw organisatie ook eenrisico cultuur. Verbeterd bestuur leidt tot betere planning, strategie, beleid en beslissingen.

6 stappen in het risicobeheerproces

Hoe ga je om met zoiets ogenschijnlijk ongrijpbaars als projectrisicobeheer? Je maakt een risicobeheersplan. Het draait allemaal om het proces. Verander nadelen in een voordeel door deze zes stappen te volgen.

Identificeer het risico

Je kunt een risico niet oplossen als je niet weet wat het is. Er zijn veel manieren om dat te doenrisico identificeren. Terwijl u deze stap doorloopt, wilt u de gegevens verzamelen in eenrisicoregister.

Eén manier is brainstormen met je team, collega’s ofbelanghebbenden.Zoek de personen met relevante ervaring en organiseer interviews, zodat u de informatie kunt verzamelen die u nodig heeft om de risico's te identificeren en op te lossen. Denk eens aan de vele dingen die fout kunnen gaan. Noteer ze. Doe hetzelfde met historische gegevens over eerdere projecten. Nu is uw lijst met potentiële risico's groter geworden.

Zorg ervoor dat de risico's hun oorsprong vinden in de oorzaak van een probleem. Kortom, ga door naar de hoofdoorzaak om te zien of het risico een impact heeft op uw project die geïdentificeerd moet worden. Wanneer u risico's probeert te minimaliseren, is het goed om op uw intuïtie te vertrouwen. Dit kan u wijzen op onwaarschijnlijke scenario’s waarvan u gewoon aanneemt dat ze niet zouden kunnen gebeuren. Gebruik eenrisicoanalysestructuurproces om risico’s uit niet-risico’s te halen.

Analyseer het risico

Het analyseren van risico's is moeilijk. Er is nooit genoeg informatie die je kunt verzamelen. Natuurlijk zijn veel van die gegevens complex, maar de meeste sectoren hebben best practices die u kunnen helpen met uwrisico analyse. Het zal u misschien verbazen als u ontdekt dat uw bedrijf al een raamwerk voor dit proces heeft.

Wanneer u projectrisico's beoordeelt, kunt u uiteindelijk en proactief veel gevolgen aanpakken, zoals het vermijden van potentiële rechtszaken, het aanpakken van regelgevingskwesties, het voldoen aan nieuwe wetgeving, het verminderen van uw blootstelling en het minimaliseren van de impact.

Hoe analyseert u de risico's in uw project? Doorkwalitatiefen kwantitatieve risicoanalyse kunt u bepalen welke invloed het risico op uw situatie zal hebbenschemaen begroting.

Projectmanagementsoftware helpt u bij het analyseren van risico's door uw project te monitoren.ProjectManagergaat nog een stap verder met realtime dashboards die live gegevens weergeven. In tegenstelling tot andere softwaretools hoeft u ons dashboard niet in te stellen. Het is klaar om u vanaf het begin een overzicht van uw project op hoog niveau te geven. Wij berekenen de live datum en geven deze vervolgens voor u weer in gemakkelijk leesbare grafieken en diagrammen. Ontdek problemen sneller omdat u tijd, kosten en meer in de gaten houdt.

Geef prioriteit aan risico's en problemen

Niet alle risico's worden in gelijke mate gecreëerd. Je moet het risico evalueren om te weten watbronnenje gaat samenkomen om het op te lossen wanneer en of het zich voordoet.

Het kan lastig zijn om een ​​grote lijst met risico’s te hebben. Maar u kunt dit beheren door de risico's eenvoudigweg te categoriseren als hoog, gemiddeld of laag. Nu is er een horizonlijn en kunt u het risico in de context zien. Met dit perspectief kunt u plannen maken voor hoe en wanneer u deze risico’s gaat aanpakken. Als risico's een probleem worden, is het raadzaam om eenprobleemlogboekzodat u ze allemaal kunt volgen en corrigerende maatregelen kunt implementeren.

Sommige risico's vereisen onmiddellijke aandacht. Dit zijn de risico's die uw project kunnen laten ontsporen. Falen is geen optie. Andere risico’s zijn belangrijk, maar vormen wellicht geen bedreiging voor het succes van uw project. U kunt dienovereenkomstig handelen. Dan zijn er nog de risico’s die weinig tot geen invloed hebben op de planning en het budget van het totale project. Sommige van deze risico's met een lage prioriteit kunnen belangrijk zijn, maar niet genoeg om tijd aan te verspillen.

Wijs een eigenaar toe aan het risico

Al uw harde werk bij het identificeren en evalueren van risico’s is voor niets als u niet iemand de opdracht geeft om toezicht te houden op de risico’s. Dit is eigenlijk iets wat u moet doen bij het in kaart brengen van de risico’s. Wie is de persoon die verantwoordelijk is voor dat risico, die het risico identificeert wanneer en of het zich zou moeten voordoen en vervolgens leiding geeft aan de werkzaamheden om het op te lossen?

Die bepaling is aan jou. Mogelijk is er een teamlid dat meer bekwaam is of meer ervaring heeft met de risico's. Dan moet die persoon de leiding nemen om het probleem op te lossen. Of misschien is het gewoon een willekeurige keuze. Het is natuurlijk beter om de taak aan de juiste persoon toe te wijzen, maar het is net zo belangrijk om ervoor te zorgen dat voor elk risico een persoon verantwoordelijk is.

Denk er over na. Als je niet elk risico een persoon geeft die erop moet letten, en je vervolgens moet bezighouden met het oplossen ervan wanneer en als het zich zou voordoen, stel je jezelf bloot aan meer risico. Het is één ding om risico’s te identificeren, maar als u deze niet beheert, beschermt u het project niet.

Reageer op het risico

Nu komt het rubber op de weg. U heeft een risico gevonden. Al die planning die je hebt gemaakt, zal in gebruik worden genomen. Eerst moet u weten of dit een positief of negatief risico is. Is het iets dat u zou kunnen benutten ter verbetering van het project? Als dit niet het geval is, moet u eenstrategie voor risicobeperking.

Een strategie voor risicobeperking is eenvoudigweg eennoodplanom de impact van een projectrisico te minimaliseren. Vervolgens handelt u op basis van het risico door de prioriteit ervan te bepalen. U heeft contact met de risico-eigenaar en bepaalt samen welke van de plannen u wilt implementeren om het risico op te lossen.

Houd het risico in de gaten

Je kunt niet zomaar krachten tegen risico's inzetten zonderhet volgen van de voortgang van dat initiatief.Dat is waar de monitoring om de hoek komt kijken. Degene die eigenaar is van het risico zal verantwoordelijk zijn voor het volgen van de voortgang richting oplossing. Maar u moet op de hoogte blijven om een ​​accuraat beeld te krijgen van de algehele voortgang van het project, zodat u nieuwe risico’s kunt identificeren en monitoren.

U wilt een reeks vergaderingen organiseren om de risico's te beheersen. Zorg ervoor dat je al hebt besloten welke communicatiemiddelen je hiervoor gaat gebruiken. Het is het beste om verschillende communicatiekanalen te hebben.

Wat u ook kiest, onthoud: wees altijd transparant. Het is het beste als iedereen in het project weet wat er aan de hand is, zodat ze weten waar ze op moeten letten en het proces kunnen helpen beheren.

Managing Risk with ProjectManager

Het gebruik van een risicotrackingsjabloon is een begin, maar om nog meer controle over uw projectrisico's te krijgen, wilt u projectmanagementsoftware gebruiken.ProjectManagerheeft een aantal tools, waaronder risicobeheer, waarmee u risico's in elke fase van een project kunt aanpakken.

Gantt-grafieken voor risicobeheerplannen

Maak gebruik van onze bekroondeGantt-diagrammenom gedetailleerde risicobeheerplannen op te stellen om te voorkomen dat risico's problemen worden. Plan, wijs toe en bewaak projecttaken met volledig inzicht. Met Gantt-diagrammen kunnen teamleden opmerkingen en bestanden toevoegen aan hun toegewezen taken, zodat alle communicatie op projectniveau plaatsvindt – in realtime.

Kanbanborden voor het beheren en prioriteren van risico's

Gebruikonze kanbanbordenom uw bestanden te sorteren en te prioriterenrisico's als deze bestaan ​​in een meer wendbare omgeving.U kunt aangepaste tags gebruiken om taken als risico's binnen uw project te identificeren. Of u kunt binnen ProjectManager een heel project wijden aan het beheersen van risico's, zodat u snel kunt zien hoe de urgente risico's worden aangepakt.

Risicomanagement is ingewikkeld. Een risicoregister of sjabloon is een goed begin, maar u wilt robuust zijnprojectmanagementsoftwareom het proces van risicobeheer te vergemakkelijken. ProjectManager is een cloudgebaseerde tool die de samenwerkingsomgeving bevordert die u nodig hebt om risico's op te lossen, en die realtime informatie biedt, zodat u altijd op basis van nauwkeurige gegevens handelt. Probeer het zelf en zie,neem deze gratis proefperiode van 30 dagen.