20 best practices voor projectmanagement om al uw deadlines te halen (2023)

In 2017 produceerde het Project Management Institute een enquête genaamdPols van het beroep. In dit onderzoek identificeerden leidinggevende leiders het ontbreken van duidelijke doelstellingen als de meest voorkomende reden voor het mislukken van projecten.

(Bron:PMI)

Wat vertelt deze bevinding ons?

Waarom zouden leiders zich zorgen moeten maken over projectmanagement?

Projectmanagement is “de toepassing van kennis, vaardigheden, hulpmiddelen en technieken op projectactiviteiten om aan de projectvereisten te voldoen.“Het gaat niet noodzakelijkerwijs om méér werken, maar wel om slimmer werken.

Deze definitie vertaalt zich in het leveren van goede resultaten—tijdens de eerste poging en vóór de deadline. Het vereist dat je binnen de grenzen van het projectbudget blijft, maar toch aan de verwachtingen voldoet.

Laten we bijvoorbeeld zeggen dat een niet-gouvernementele organisatie werkt aan een project voor de bouw van een sporthal voor een plaatselijke school. Eerst moet Johan, de projectmanager, een gedetailleerd voorstel uitwerken, dat hij aan verschillende investeerders zal voorleggen. Nadat Johan het geld heeft ontvangen, zal hij eenstappenplan van aanpakDatgedisciplineerd teamvan dat voorstel.

Zonder de juiste projectmanagementprincipes zal het proces veel te lang duren. In veel situaties kan het zelfs halverwege stoppen. Maar met eengedisciplineerd teamOnder begeleiding van een toegewijde projectmanager zal alles vlekkeloos verlopen.

Nu is hier de vraag: zijn er precieze projectmanagementtechnieken die je zou moeten gaan oefenen? Hieronder vindt u een lijst met de meest effectieve.

23 van de beste praktijken en principes in projectmanagement

1. Wees empathisch.

Empathie is een essentiële vaardigheid in projectmanagement. Zelfs in het Amerikaanse leger is deArmy Field Manual over de ontwikkeling van leidersbenadrukt empathie als een cruciaal element van succesvol leiderschap.

(Bron)

Empathisch zijn betekent echter niet noodzakelijkerwijs zachtaardig zijn. Het betekent dat u in de schoenen staat van uw teamleden, uw klanten, uw zakenpartners en alle anderen met wie u samenwerkt. Met welke problemen u ook te maken krijgt, probeer het standpunt van de persoon aan de andere kant van de lijn te begrijpen.

Wanneer u een empathische benadering gebruikt om de problemen van uw collega’s te begrijpen, zult u een oplossing vinden.

2. Definieer de resultaten.

Wat is het exacte doel? Welke deliverables heeft u nodig bij deeinde van elke fase? Welke doelen wil je dat elk teamlid bereikt?

Voordat het werk begint, moet u tastbare doelen ontwikkelen en documenteren.

3. Beheer de risico's.

Elkproject gaat gepaard met risico’s. Enkele van de meest voorkomende zijn:

• Taken die niet op tijd zijn voltooid
• Teamleden die geen technische vaardigheden hebben om taken uit te voeren
• Uitgaven die het budget overschrijden

Wanneer u een nieuw project gaat plannen, identde mogelijke risico's in kaart brengen. Plan vervolgens de manieren waarop u de hoogste risicofactoren gaat beheersen, voor het geval deze zich voordoen.

4. Identificeer uw eigen sterke en zwakke punten.

Het gaat niet alleen om het project; het gaat ook over de leider. Ben jij in staat om dit project te managen? Kunt u productieve vergaderingen organiseren? Ben jij inspirerend genoeg? Lukt het jou om de juiste klanten aan te trekken?

Het is belangrijk om uw vaardigheden als manager te analyseren, zodat u eraan kunt werken deze te verbeteren.

Schrijf uw sterke en zwakke punten op. Als je ze identificeert, wees dan volledig eerlijk tegen jezelf. Wat kunt u doen om deze zwakke punten te verbeteren? Kun je een online cursus of aanvullende training volgen? Misschien vereist het alleen maar een verandering van je manier van denken.

5. Ontwikkel effectieve communicatiekanalen.

Als u niet effectief communiceert, zullen uw problemen onder de oppervlakte blijven hangen. En tegen de tijd dat je beseft dat ze er nog steeds zijn, kunnen ze uit de hand lopen.

Je kunt dit probleem oplossen door een cultuur te ontwikkelen waarin teamleden zich op hun gemak voelen om over hun problemen te praten. Ze moeten niet bang zijn dat problemen escaleren naar het hogere management, dat consequent om feedback moet vragen aan hun insubordinaties.

6. Houd iedereen verantwoordelijk.

Bij projectmanagement gaat het erom ervoor te zorgen dat iedereen goed presteert. Als manager moet u het belang van verantwoordelijkheid benadrukken. Iedereen moet de toegewezen taken op tijd uitvoeren, zodat het team als geheel zal slagen.

7. Wees een geweldige motivator.

Nee, je hoeft niet elke dag motiverende toespraken te houden.

Maar als manager is het uw verantwoordelijkheid om dat te doenmotiveer uw medewerkers. Stuur dus af en toe bevestigende e-mails, moedig uw team aan om toezicht te houden en indien nodig aan te passen, en bedank iedereen voor het behalen van goede resultaten.

Motivator zijn betekent het goede voorbeeld geven. Als u wilt dat uw teamleden dat doenvoltooi de taken op tijd, moet u hetzelfde doen met uw taken. Als je wilt dat ze zich engageren, moet je de eerste zijn die zich volledig inzet voor het project.

8. Houd rekening met elke verandering.

Projectmanagers negeren vaak het aspect van verandering. Ze plannen alles tot in detail, maar vergeten dat de zakelijke omgeving wellicht gaandeweg moet veranderen.

Belanghebbenden kunnen van gedachten veranderen over projecten en veeleisender worden. Het is onvermijdelijk dat u het budget moet overschrijden en de deadline moet verlengen.

Het oorspronkelijke plan moet flexibel genoeg zijn om elke vorm van verandering te kunnen verwerken. Om veranderingen aan te kunnen, kunt u middelen opnieuw toewijzen en het proces zodanig aanpassen dat u resultaten kunt boeken zonder de deadline te verlengen.

9. Houd uw vergaderingen kort.

Scrum-vergaderingenzijn echt effectief. Ze verhogen het energieniveau van het team en informeren de teamleden over alle aspecten van het project. Daarom kunnen ze met elkaar samenwerken en elkaar helpen.

Organiseer aan het begin van elke dag korte Scrum-bijeenkomsten!

10. Volg de afwijkingen.

Afwijkingen zijn geen uitzonderingen. Het zijn normen. Jouw team misschien weldeadlines missen. Het project kan het budget overschrijden en u kunt te maken krijgen met risico's waar u niet op had gerekend. Alles is mogelijk.

Het belangrijkste is om gezond te blijven. Tijdens de ontwikkeling van het project moet u alle processen in de gaten houden, zodat u deze afwijkingen kunt identificeren en zo snel mogelijk actie kunt ondernemen.

11. Maak een duidelijk schema.

Informeer niet zomaar iedereen over deadlines en laat het daarbij. Het team heeft een duidelijk schema nodig met goed geïdentificeerde taken en tijdsbestekken. Je kunt gebruikenTrello,Google kalenderof een andere app waarmee u het abonnement kunt delen.

(Bron:Trello)

Met name Trello is daar zeer effectief inhet organiseren van de werkstroom. Je kunt verschillende borden maken, met taken voor alle teamleden. Terwijl ze de taken voltooien, rapporteren ze deze in dezelfde app.

12. Maak het project transparant.

De projectgegevens mogen niet topgeheim zijn. In plaats van simpelweg taken aan individuen te delegeren, moet u uitleggen hoe deze taken in het hele project passen.

Met deze aanpak stimuleer je een groter verantwoordelijkheidsgevoel en aansprakelijkheid voor elk teamlid.

13. Volg de voortgang en schrijf gedetailleerde rapporten.

Als projectmanager moet u de ontwikkeling van het project in alle fasen bewaken.

Je hebt voortgangsrapporten nodig van alle teamleden en je moet je eigen rapport schrijven. Dit rapport legt de discrepanties vast tussen de planning en het budget die u had gepland en de discrepanties die zich daadwerkelijk manifesteerden.

Als het schrijven van rapporten teveel van uw tijd in beslag neemt, kunt u een beroep doen op de schrijvers vanSuperiorPapers.com. U levert alleen de gegevens aan en zij leveren goed gestructureerde rapporten voor u.

14. Organiseer alle bronnen.

Als iemand toegang nodig heeft tot een wekelijks rapport, waar kan hij of zij dit dan vinden? En als ze een specifiek document nodig hebben, waar bevindt zich dat dan?

Je moet alle middelen organiseren en je teamleden informeren over dit organisatiesysteem. Als ze bijvoorbeeld iets lenen, moeten ze het terugleggen op de plek waar ze het gevonden hebben.

Wat de online organisatie betreft,DropboxEnGoogle Drivegeef je tonnenruimte voor het delen van bestanden. Zorg ervoor dat u de bestanden goed ordent en plaats elk document waar het hoort.

15. Creëer een kennisbank.

Om te profiteren van de expertise van de mensen in uw organisatie, moet u alle projectgerelateerde kennisbronnen in één database bewaren. Daar deelt u rapporten en aanbevelingen van eerdere projecten.

Als je onderweg een obstakel tegenkomt, vraag jezelf dan af:Heeft het team in het verleden met een soortgelijk probleem te maken gehad?Je vorige projecten hebben je veel te leren. De eerdere oplossingen die u hebt geïmplementeerd, bleken effectief of ineffectief. Als u ze dus analyseert, kunt u gemakkelijker actiestappen bedenken.

16. Communiceer!

U kunt niet zomaar tegen mensen zeggen dat ze u rapporten moeten geven en verwachten dat deze er precies zo uitzien als u had bedoeld. Als leider moet je het communicatieproces stimuleren.

Maak kennis met uw teamleden en stel relevante vragen. Als je ergens mee kunt helpen, doe dat dan. Wanneer u de voortgang controleert, vraag dan hoe u het proces efficiënter kunt maken.

17. Vind uw praktijken opnieuw uit.

In eenDeloitte-enquête onder leidinggevenden58% van hen zei dat hun huidige aanpak van prestatiemanagement niet effectief was in termen van het stimuleren van de betrokkenheid en prestaties van medewerkers. En slechts 39% van de respondenten had de afgelopen 18 maanden hun praktijken herzien en bijgewerkt.

(Bron:Deloitte)

(Bron:Deloitte)

Deze resultaten leren ons een waardevolle les: zelfs als je een geweldige projectmanager bent, kun je niet in hetzelfde patroon blijven hangen.

18. Blijf realistisch.

Zijn uw doelstellingen realistisch? U zult waarschijnlijk antwoorden met een bedrijfJa. Maar zijn ze realistisch, gezien de deadlines en het budget?

Een goede projectmanager weet realistische verwachtingen te scheppen, gegeven de middelen.

19. Creëer een team van specialisten.

Elk lid van uw team moet zich specialiseren in specifieke taken, zodat ze deze zonder veel moeite opnieuw kunnen voltooien.

Als iemand bijvoorbeeld goed is in socialemediamarketing, geef hem of haar dan de leiding over dat aspect van het project. Belast ze niet met externe taken, zodat ze zich kunnen concentreren op datgene waar ze goed in zijn.

20. Neem je inbox serieus.

Sommige projectmanagers houden hun inbox altijd leeg. Elke onbeheerde melding op hun smartphone maakt ze nerveus. Andere managers hebben tientallen berichten die wachten om te worden geopend.

Welke zijn volgens jou meer georganiseerd?

Eerlijk gezegd is het niet eenvoudig om ze allemaal te behandelen als je dagelijks te veel berichten ontvangt. Als dat bij jou het geval is, heb je een systeem nodig.

• Maak mappen in uw inbox.
• Sorteer de berichten op prioriteit.
• Handel de belangrijkste af op dezelfde dag dat u ze ontvangt.
• Besteed een uur per week aan het doornemen van de andere mappen.

Met deze strategie voorkom je dat belangrijke meldingen worden genegeerd.

21. Heb een doel.

Elk project moet een doel hebben dat het team motiveert om harder hun best te doen. Bepaal dus het doel van elke betrokken persoon door deze vragen te stellen:

• Wat betekent dit project voor iedereen die erbij betrokken is?
• Helpt het de gemeenschap?
• Verbetert het de individuele vaardigheden?

22. Vier de kleine overwinningen.

Wacht niet tot het project voltooid is om de ultieme prestatie te vieren. Vier in plaats daarvan alle fasen. Het proces is waar het om gaat. Als iemand uit het team uitstekend werk levert bij het uitvoeren van dagelijkse taken, prijs hem of haar dan meteen!

23. Houd een reflectiesessie.

Hoe succesvol of onsuccesvol een project ook is, het leert waardevolle lessen.

Als je eenmaal klaar bent met alle fasen en tastbare resultaten hebt behaald, is het belangrijk om erover na te denken. Je moet dus een paar vragen beantwoorden:

• Wat werkte, en wat werkte niet?
• Met welke uitdagingen werd u geconfronteerd en wat heeft u gedaan om deze te overwinnen? Waren die stappen effectief?
• Welke les leerde elke ontbering?

Ga met uw team zitten en vraag hen deze vragen individueel te beantwoorden. Kijk dan wat je uit die antwoorden kunt halen. Als u uw antwoorden samenvoegt in een rapport, ziet u hoe u dezelfde fouten in de toekomst kunt voorkomen. Ook worden er effectieve oplossingen vermeld, zodat u ze opnieuw kunt implementeren.

Het draait allemaal om de praktijk.

Hoe word je een betere projectmanager? Doe gewoon je werk! Maar om er goed in te worden, moet je nieuwe praktijken blijven introduceren. Je kunt talloze technieken uitproberen, maar de hierboven genoemde oefeningen bieden je een goed beginpunt.