15 beste praktijken voor effectief projectrisicobeheer

Invoering

Bij projectmanagement hebben we te maken met onvoorziene, onzekere of ongeplande gebeurtenissen die een project positief of negatief kunnen beïnvloeden. Een negatief risico wordt normaal gesproken een bedreiging genoemd, terwijl een positieve impact op een project een kans is. Met andere woorden: een risico is elke onverwachte gebeurtenis of resultaat dat een negatief effect kan hebben op de planning van het project. Over het algemeen kan een risico gevolgen hebben voor de mensen, processen, technologie en middelen die bij een project betrokken zijn.

Vaak is een risico onvoorspelbaar en weet u misschien niet wanneer het zich zal voordoen. Projectrisico’s vergen vanwege hun onzekerheid een serieuze voorbereiding om ze efficiënt en effectief te kunnen beheersen. Daarom verwijst projectrisicomanagement naar het proces waarbij projectmanagers hun ervaring en andere professionele hulpmiddelen gebruiken om elk potentieel probleem dat een bedreiging kan vormen voor het succes van het project te minimaliseren.

Soorten projectrisico's

Volgens Anna Mar (2013) zijn er ongeveer 22 soorten projectrisico's. Projectrisicobeheeractiviteiten omvatten het identificeren, beoordelen, meten, documenteren, communiceren, vermijden, beperken, overdragen, accepteren, beheersen en beheren van de risico's. Risico-identificatie is intuïtief voor projectmanagers met ervaring.

Hieronder volgen enkele risicocategorieën:

Directieondersteuning:Dit is een van de belangrijkste risico's die projectmanagers ervaren tijdens projectmanagement. Het wordt voornamelijk veroorzaakt door een weifelend, inconsistent of zwak bestuurlijk commitment. Een duidelijke oplossing hiervoor wordt gevonden door te vragen om een specifieke toezegging en waar dit wordt geweigerd, kunt u dit als een risico documenteren.

Waarom moeten we u inhuren? 5 Beste antwoorden...

Waarom moeten we u inhuren? 5 beste antwoorden

Domein:Dit is gebaseerd op de kwaliteit van uw inschattingen, afhankelijkheden en reikwijdte voordat u aan een project begint. Als u de schattingen raadt, is de kans groot dat er een risico optreedt. Als het team van uw werk of projectmanagers twijfelt over een bepaalde schatting, dan is dit een risico. Het is belangrijk om vóór aanvang van een project duidelijke en nauwkeurige schattingen te hebben.

Verandermanagement:Een project moet nauwlettend worden gevolgd om een continue werkstroom te garanderen. Meestal is een verandering in het management een gevolg van een project dat is mislukt omdat ze voortdurend budget en tijd aan het project toevoegen.

Belanghebbenden:De houding van belanghebbenden ten opzichte van een project is van groot belang bij projectmanagement. Belanghebbenden met een negatieve houding ten opzichte van een project kunnen bij elke stap opzettelijk een struikelblok worden. Ook als er een conflict of gebrek aan samenwerking tussen belanghebbenden wordt verwacht, is dat een groot risico.

Middelen en team:Hulpbronnen zijn essentieel in elk project. Kwesties met betrekking tot middelen, zoals omzet en leercurves, zijn veelvoorkomende projectrisico's. De vaardigheden van het team spelen een zeer cruciale rol in succesvol projectmanagement. Onervarenheid of een team dat relevante vaardigheden wil verwerven, heeft grote invloed op het projectmanagement.

Ontwerp:Ontwerp van lage kwaliteit is een risico. De flexibiliteit en haalbaarheid van de architectuur en het ontwerp zijn een sleutel tot het succes van een project.

Technisch:Het type technologie is cruciaal voor het succes van een project. Gebreken moeten vóór de start van een project worden opgespoord en gecorrigeerd. Om een project succesvol te laten zijn, moet relevante technologie worden geïmplementeerd.

Integratie:Wat er ook wordt opgeleverd, moet worden geïntegreerd met de processen, organisatie, systemen, cultuur en kennis van de omgeving.

Projectrisicobeheer

Er zijn veel projectrisico's die moeten worden weggenomen voor een succesvol project. Er zijn 5 stappen voor een goed projectrisicobeheer:

1. Identificeer het risico

Dit is de eerste belangrijke stap voor een goed risicobeheer in projecten. Deze stap omvat het ontdekken, herkennen en beschrijven van de risico's die de uitkomst van het project voor de projector kunnen beïnvloeden. Hoe eerder het risico wordt geïdentificeerd, hoe beter. Daarom verwijst risico-identificatie naar het proces van het opsommen van de potentiële risico's en hun kenmerken. De resultaten van de risico-identificatie worden doorgaans gedocumenteerd in een risicoregister. Het risicoregister omvat de genoemde risico's, samen met hun bronnen, mogelijke risicoreacties en de risicocategorie. Deze informatie wordt verder gebruikt voorrisico analysewat op zijn beurt het creëren van risicoreacties zal ondersteunen.

Het belangrijkste doel van risico-identificatie is ervoor te zorgen dat alle risico's worden geïdentificeerd. Uiteindelijk is het doel van risico-identificatie het minimaliseren van de negatieve impact van projectproblemen en bedreigingen en het maximaliseren van de positieve impact van de projectkansen. Door de identificatie van een risico kan de projectmanager de impact van het risico op het project beheersen. Het bewustzijn van potentiële projectrisico's vermindert het aantal verrassingen tijdens de projectoplevering en vergroot daarmee de kans op projectsucces, waardoor het team de tijd-, planning- en kwaliteitsdoelstellingen van het project kan halen.

Identificatie van risico's maakt het mogelijk om een alomvattend inzicht te creëren dat kan worden gebruikt om de belanghebbenden te beïnvloeden en betere projectbeslissingen te nemen. Daarom zorgt een goede risico-identificatie voor goede projectcommunicatie en uiteindelijk voor goede projectbeslissingen. Bijgevolg is risico-identificatie de basis van goed risicobeheer en is er geen spreadsheet of welk fancy hulpmiddel dan ook dat een slechte belastingidentificatie kan verhelpen.

Het hele team moet betrokken zijn bij de belastingidentificatie, omdat dit doorgaans een kwestie van brainstormen is en alle brainstormregels van toepassing zijn. Alle leden van het projectteam moeten alle potentiële risico's in een project identificeren.

2. Analyseer het risico

Risicoanalyse is in feite risicobeoordeling. Risicobeoordeling is erg belangrijk. Het verwijst naar een zorgvuldig onderzoek van wat in het project schade aan mensen zou kunnen toebrengen, zodat ze voorzorgsmaatregelen kunnen nemen of wat ze moeten doen om schade te voorkomen.

Een goede risicobeoordeling kent 5 stappen om grondig en succesvol te zijn.

Identificeer de gevaren: Tijdens de risicobeoordeling moeten projectmanagers een risico en een gevaar kunnen onderscheiden. Iets met een potentieel om schade te veroorzaken, wordt gevaar genoemd, terwijl een risico de waarschijnlijkheid is dat die potentiële schade wordt gerealiseerd. Gevaren worden geïdentificeerd met behulp van technieken zoals rondlopen op de werkplek of uw medewerkers vragen.
Bepaal wie schade kan ondervinden en hoe: Hieronder vallen ook de teamleden die in een magazijn of op een andere bouwplaats werken.
Evalueer het risico en beslis over de beheersmaatregelen:Dit gebeurt achtereenvolgens na de bovenstaande twee stappen en is gericht op het beschermen van de mensen tegen de schade. De gevaren kunnen volledig worden geëlimineerd of het risico kan worden beheerst, zodat letsel onwaarschijnlijk is.
Noteer uw bevindingen:Dit is het proces van het opschrijven of schriftelijk vastleggen en het is een wettelijke vereiste. Dit gebeurt onmiddellijk nadat u weet wat het gevaar is en hoe het kan worden geschaad.
Controleer uw beoordeling en update deze indien nodig:Dit is eigenlijk de herziening van de risicobeoordeling, aangezien de werkplekken hetzelfde blijven.

3. Evalueer of risicorangschikking

Het evalueren van het risico gebeurt door het bepalen van de risicogrootte (grootte), die een combinatie is van de waarschijnlijkheid en de gevolgen van het optreden van een risico. Hier identificeert de projectmanager het gevolg en de waarschijnlijkheid dat het risico zich onder een specifieke omstandigheid voordoet. Een risico gaat over onzekerheid en is daarom niet voorspelbaar, maar wel beheersbaar.

4. Behandel het risico

Dit wordt ook wel genoemdrisico reactieplanning. In deze stap van risicobeheer moet de projectmanager de hoogst gerangschikte risico's beoordelen en een plan opstellen om deze risico's te behandelen of aan te passen om aanvaardbare risiconiveaus te bereiken.

Er zijn vijf manieren om een risico als volgt te behandelen:

Vermijden:Dit is waar men besluit zich te onthouden van de gebieden, plaatsen of acties die gevoelig zijn voor risico's. Als u bijvoorbeeld het gevoel heeft dat het uitvoeren van een bepaalde taak of project, zoals bouwen, te gevaarlijk is, kunt u het risico vermijden door iets anders te doen.
Afname:Deze praktijk omvat mitigerende maatregelen die het risico verminderen. Bijvoorbeeld het opzetten van een helm tijdens het fietsen om uw hoofd tegen letsel te beschermen.
Overdracht:Hier wordt al het risico voor de derde partij gelaten. Er zijn twee belangrijke soorten overdracht, namelijk het nemen van verzekeringsdekking en uitbesteding. Een bedrijf kan bijvoorbeeld besluiten een verzameling overdrachtsrisico's over te dragen door een verzekeringspolis af te sluiten.

Aanvaarding:Dit wordt ook wel risicobehoud genoemd. Dit is waar iemand ervoor kiest om het risico onder ogen te zien en voorbereid te zijn op alle consequenties die uit zijn/haar beslissing kunnen voortvloeien. Met andere woorden, het wordt het nemen van risico's genoemd in het zakenleven en ondernemerschap. Een investeerder kan bijvoorbeeld besluiten te investeren in een opkomend bedrijf, waarbij hij goede rendementen verwacht in de nabije toekomst, die niet zeker zijn.

Delen:Hier wordt het risico verspreid over meerdere organisaties of partijen en individuen. Hierdoor wordt het lasteffect aanzienlijk verminderd. Daar zijn verschillende redenen voor, waaronder verzekeringsproducten en eigenverzekeringsstrategieën.

5. Bewaak en beoordeel het risico

Het monitoren en beoordelen van risico's is de laatste stap in risicobeheer. Het is het proces dat de risiconiveaus in een organisatie evalueert en volgt. Dit is de stap waarin u risico's projecteert, registreert en gebruikt om risico's te monitoren, volgen en beoordelen. Het doel van risicomonitoring is het evalueren en bijhouden van de risico's die zich voordoen en de effectiviteit ervan. van de reacties die door een projectmanager of organisatie worden geïmplementeerd. Risicomonitoring is een continu proces tijdens de levensduur van een project. Dit komt omdat de lijst met projectrisico's verandert naarmate het project volwassener wordt, er nieuwe risico's ontstaan of verwachte risico's verdwijnen. Risicobeoordeling en priotisering kunnen ook veranderen tijdens de levenscyclus van een project. Risicomonitoring bepaalt of het beleid en de procedures voor risicobeheer worden gevolgd en of de resterende reserves voor kosten en planning voldoende zijn.

Er zijn er vierVOORNAAMSTsoorten risicomonitoring:

Vrijwillig:Het monitoren van risico's, zoals de naam doet vermoeden, is niet wettelijk verplicht, maar bedrijven en projectmanagers voeren ze uit op basis van gebeurtenissen die zich in het verleden hebben voorgedaan.
Verplicht:Dit is een risicomonitoringstrategie die voor sommige organisaties door de wet vereist is voor een goede risicomonitoring en -beheer.
Herbeoordeling:dit heeft betrekking op secundaire en tertiaire beoordeling van risico's en instrumenten voor risicobeheer.
Continu:Dit is een strategie voor risicomonitoring die continu is.

Gerelateerde artikelen:

10 beste praktijken voor effectieve projectmonitoring en -controle
10 beste praktijken voor effectief projectkwaliteitsbeheer
12 beste praktijken voor effectief projectscopebeheer
15 best practices voor effectief projectplanningsbeheer
12 beste praktijken voor effectieve en succesvolle projectuitvoering
10 beste praktijken voor effectieve communicatie in projecten
13 beste praktijken om projectproblemen effectief te beheren
16 best practices voor het effectief uitvoeren van projectstatusvergaderingen

Best practices voor effectief projectrisicobeheer

De beste projectmanagementpraktijken kunnen de projectmanager of de organisatie helpen om effectief strategieën in te voeren die de onzekerheid van de onvoorspelbare projectrisico's beheersen. Over het algemeen moet een succesvolle projectmanager de volgende praktijken in gedachten houden om de projectrisico's te beheersen.

Hieronder volgen de 15 beste praktijken op het gebied van projectrisicobeheer:

1. Zorg ervoor dat alle belanghebbenden een duidelijke kennis of begrip hebben van de projectvereisten

Als de belanghebbenden van het project de projectvereisten niet begrijpen, is de kans groot dat het project mislukt. De belanghebbenden moeten op de hoogte zijn van alle schattingen voordat een project van start gaat.

Het volgende is vooral wat de belanghebbenden moeten weten voordat het project van start gaat:

De resultaten van het project.
Belangrijkste deliverables en hun definitie van “volledigheid”
De doelstellingen en voordelen van het project
De kwaliteitsnormen en successtatistieken van het project
Risico's en problemen die verband houden met het project.
Projectbudget, tijd en middelenbeperkingen.

2. Creëer een risicoresponsteam

Dit is een andere best practice om projectrisico's te beheersen. Soms kan een belanghebbende financiering aantrekken en als gevolg daarvan kan een belangrijke technische component kapot gaan. Daarom moet het risicomanagementteam bestaan uit ervaren leden die brede toegang hebben tot de planning en risicobeheersing in het project. Het team moet over de vereiste ervaring en training beschikken die nodig is om projecten te redden als er ongelukken gebeuren. Kortom, uw risicoresponsteam moet aan de worstcasescenario's denken en noodplannen ontwikkelen.

3. Ontwikkel en formaliseer projectmanagementrollen

De verantwoordelijkheden voor projectmanagement liggen niet alleen bij de projectmanagers, maar ieder individu binnen een organisatie voert projectmanagementtaken uit, zowel formeel als informeel. Eigenlijk,projectmanagementvaardighedenzijn erg belangrijk voor elk individu, of u nu een professional bent of niet. Projectmanagementvaardigheden zullen iemand helpen projectmanagementrollen comfortabel te identificeren, analyseren en formaliseren.

4.Ontwikkel leiderschapscompetenties naast technische competenties

Technische competenties van projectmanagers, zoals hun formele projectmanagementkennis, certificering etc., zijn van groot belang. Veel organisaties richten zich tegenwoordig sterk op de technische competenties en kennis van soft skills van projectmanagers. Leiderschapsvaardigheden zijn van groot belang, vooral als het gaat om een complexe reeks middelen, zoals in een bureau- of organisatieomgeving. Voor een succesvol project moet de projectmanager enleiderschapsvaardigheden ontwikkelen.

5. Pas betere planningsnormen toe voor technisch werk

Voor elk project is tijd van cruciaal belang en planning helpt u bij het beheren van de tijd tijdens het project. Betere planning en schattingen zullen de projectrisicomanager helpen zijn/haar slagingspercentage te verbeteren, vooral als het gaat om technisch werk.

6. Definieer en evalueer kwaliteitsnormen gedurende de hele levenscyclus van het project

Bij creatieve projecten is de kwaliteitsnorm van een project van groot belang. Kwaliteit van projecten vereist identificatie van normen en criteria die in elke fase van de projectlevenscyclus moeten worden vastgesteld. Een projectmanager moet een duidelijk idee hebben van wat “kwaliteit” inhoudt gedurende de hele levenscyclus van het project, op basis van de normen die aanvaardbaar zijn voor elke stakeholder, vooral voor de mensen aan beide kanten die de uiteindelijke resultaten moeten ondertekenen. Dit zijn de volgende manieren:

Verdeel het project in meerdere fasen.
Stel objectieve criteria vast voor kwaliteitsmeting.
Documenteer en deel de processen met belanghebbenden aan beide kanten.
Stel een basislijn voor kwaliteit vast waar alle belanghebbenden het over eens zijn.
Claims terug met gegevens wanneer je maar kunt.

7. Maak uw project transparanter

Volgens onderzoekers is“Transparantie houdt in dat in de hiërarchie van het management iedere medewerker weet wat hij of zij nodig heeft. Door een transparant projectmanagementsysteem mogelijk te maken, profiteert iedereen, van degenen die aan het project werken tot degenen die het sponsoren en controleren.”De projecttransparantie zorgt ervoor dat het team een groot verantwoordelijkheidsgevoel en teamwerk heeft.

Grotere projecttransparantie maakt projectcommunicatie, projectbudget en -tijd en projectwijzigingen mogelijk, zoals veranderingen in de reikwijdte, het budget of de deadline van het project.

8. Benadruk het belangrijkste ‘doel’ van het project

In een uitzendomgeving is het doel van het project erg belangrijk, omdat het voor een medewerker mogelijk is om binnen het bureau aan meerdere projecten tegelijk te werken. Het projectdoel fungeert als een richting die moet worden gevolgd voor het succes van een project.

9. Bouw een ‘superteam’ om repetitieve taken uit te voeren

Een ‘superteam’ van experts zal een projectmanager in staat stellen de impact van middelen te maximaliseren. De rol van het ‘superteam’ is om van het ene project naar het andere te gaan om de doeltaak uit te voeren. Deze specialisatie zal de efficiëntie vergroten, vooral bij het uitvoeren van talrijke projecten en het beheersen van het optreden van onvoorziene risico's.

10. Zoek de “Goldilocks Zone” voor lidmaatschap van meerdere teams

In sommige gevallen kan een medewerker bij een uitzendbureau lid zijn van meerdere teams. Als gevolg hiervan zou dit de werknemer in staat stellen zijn individuele prestatievaardigheden te verbeteren, omdat de persoon wordt blootgesteld aan verschillende ideeën en perspectieven. Wanneer de werknemer echter het toppunt van verbeterde prestaties bereikt, begint de prestatiecurve te dalen.” Goudlokje”-zone is de piek van de verbeterde prestaties van werknemers, waarbij elke verbetering een negatief effect zal hebben op de taakuitvoering.

11. Check regelmatig en regelmatig in

Regelmatig inchecken creëert een gevoel van verantwoordelijkheid en gedeelde verantwoordelijkheden tussen managers en teamleden. Het is een van de gemakkelijkst te implementeren best practices voor projectmanagement en heeft de meeste impact. Inchecken is belangrijker als u externe medewerkers heeft. De frequentie van inchecken doet er niet toe, zolang deze maar consistent is. Inchecken kan dagelijks, wekelijks of maandelijks gebeuren, zolang u dit maar elke keer volgens schema doet en uw team verantwoordelijk houdt.

12. Consolideer alle projectgerelateerde informatie en gegevens

Consolidatie van alle projectgerelateerde informatie en gegevens helpt bij het benutten van kennis uit het verleden om toekomstige problemen aan te pakken. Door alle projectgerelateerde gegevens en informatie in een gecentraliseerde kennisbank te consolideren, heeft iedereen die in een projectmanagementgerelateerde rol werkt, vrije toegang tot de informatie.

13. Volg de juiste afwijkingen van projectplannen

Het volgen van de afwijkingen en het zo snel mogelijk corrigeren ervan helpt bij het verbeteren van zowel de huidige als toekomstige projectprestaties. Dit kan worden gedaan door rapporten te verzamelen en regelmatig bijeenkomsten te houden om vast te stellen wanneer zaken niet volgens de planning verlopen. De volgende statistieken kunnen u helpen bij het inschatten van uw afwijking van het projectplan.

Gebudgetteerde kosten van uitgevoerd werk
Gebudgetteerde kosten van geplande werkzaamheden
Werkelijke kosten van uitgevoerd werk.

14. Ontwikkel een proces om problemen correct te escaleren

Het is belangrijk om een cultuur op te bouwen waarin teamleden zich op hun gemak voelen om problemen zonder angst te escaleren naar het hogere management. U moet slechts één probleem naar slechts één belanghebbende tegelijk escaleren en er geen belanghebbenden bij betrekken die niet door het probleem worden beïnvloed.

Bij het escaleren van problemen moet men de intensiteit van het probleem identificeren, contextuele gegevens verstrekken en ten slotte suggesties doen voor de corrigerende maatregelen.

15. Oefen empathie

Het beoefenen van empathie zal je helpen de werkelijke impact van je werk te begrijpen en hoe je dit op de best mogelijke manier kunt doen. Bij creatieve bureaus is empathie van groot belang en er bestaat geen recept voor het beoefenen van empathie; je plaatst jezelf gewoon in de schoenen van andere mensen.

Conclusie

Het risicomanagementproces helpt ook bij het oplossen van problemen wanneer deze zich voordoen, omdat deze problemen continu en onvoorspelbaar of onzeker zijn. Effectieve risicomanagementstrategieën stellen een organisatie of projectmanagers in staat de sterke en zwakke punten, kansen en bedreigingen van een project te identificeren. Om ervoor te zorgen dat een project slaagt, moet u definiëren hoe u potentiële risico's gaat aanpakken en identificeren, en hoe u problemen gaat beperken of vermijden wanneer dat nodig is. De meest succesvolle projectmanagers erkennen dat risicobeheer van groot belang is, omdat het behalen van de projectdoelen afhangt van planning, voorbereiding, resultaten en evaluatie die in grote mate bijdragen aan het bereiken van specifieke doelen.

REFERENTIES

Bartlet, Johannes. Gids voor projectrisicoanalyse en -beheer.APMPublishing,2004.
Hillson, Dr D. Risicobeheer in projecten. Aldershot: Gower Publishing, 2012.
Sekhar, YC Projectmanagement: principes en praktijken, 2005.
Chapman, de heer R. De regels voor projectrisicobeheer: richtlijnen voor grote projecten. Aldershot: Gower Publishing, 2014.
Helman, Kim. Projectmanagers spotlight op risicobeheer. Hobken: John Wiley & Zonen, 2010
Kerzner, Harold. Geavanceerd projectmanagement: beste praktijken voor implementatie. Hobken: John Wiley & Zonen, 2004.

Gerelateerde berichten:

Stappen voor het implementeren van projectrisicobeheer voor uw project
20 voorbeelden van projectrisico's en hun mitigatiestrategieën
Schatting van projectkosten: stapsgewijze handleiding en best practices
16 best practices voor het effectief uitvoeren van projectstatusvergaderingen
Hoe werken gecentraliseerde cryptocurrency-uitwisselingen?

15 beste praktijken voor effectief projectrisicobeheer | ProjectPraktisch.com (2023)